Kurum İç İletişim Sistemi

29 Mayıs Üniversitesi Kurum İç İletişim Sistemi (KİS), kampüs içindeki tüm akademik ve idari birimlerin hızlı, güvenli ve kesintisiz haberleşmesini sağlamak üzere tasarlanmıştır. Portal üzerinden erişilen KİS; e-posta, anlık mesajlaşma, duyuru panoları, dosya paylaşımı ve video konferans modüllerini tek çatı altında birleştirir. Sistemin arka ucunda Microsoft 365 Education altyapısı kullanıldığından kullanıcılar tanıdık Outlook, Teams ve SharePoint arayüzleriyle çalışmaya devam eder; fakat tüm veriler üniversitenin kendi sunucularında tutulur. Böylece hem bulut çözümlerinin konforu hem de yerel veri güvenliği sağlanmış olur.

KİS’e giriş, üniversitenin merkezi kimlik doğrulama sistemi (LDAP) üzerinden yapılır; öğrenci veya personel numarası ile aynı şifre kullanılır. İlk girişte sistem, kullanıcının rolüne göre (öğrenci, öğretim üyesi, idari personel, misafir) otomatik yetkilendirme yapar ve kişiselleştirilmiş bir ana sayfa açar. Ana sayfada; ders programı, gündemdeki duyurular, görev veya ödev bildirimleri, takvim entegrasyonu ve anlık mesaj kutucuğu yer alır. Kullanıcı isterse mobil uygulamayı indirerek bildirimleri anında alabilir; iOS ve Android uygulamaları aynı özellik kümesini sunar.

E-posta modülü, klasik Outlook Web App deneyimini korurken 100 GB kotaya sahiptir. Gelen kutusu üzerinde yapay zeka destekli spam ve zararlı yazılım filtresi çalışır; şüpheli e-postalar “Karantina” klasörüne yönlendirilir. Kullanıcılar isterse kişisel imza ve otomatik yanılama kuralları oluşturabilir. Anlık mesajlaşma (chat) modülü, Microsoft Teams’in arka planını kullanır; dersler için otomatik olarak oluşturulan sınıf kanalları, proje grupları veya özel sohbetler açılabilir. Dosya paylaşımında OneDrive for Business devreye girer; her kullanıcıya 1 TB alan verilir. Paylaşılan bağlantılar üzerinden dış kullanıcılarla da güvenli iş birliği yapılabilir, ancak bağlantıya şifre ve son geçerlilik tarihi koyma zorunluluğu yönetici tarafından zorunlu kılınmıştır.

Video konferans özelliği, hem ders yayını hem de kurum içi toplantılar için kullanılır. Teams üzerinden 1000’e kadar katılımcıya canlı yayın yapılabilir; otomatik altyazı, katılım raporları ve kayıt özellikleri standarttır. Kayıtlar varsayılan olarak Microsoft Stream’e yüklenir; ancak üniversite yönetimi gizlilik gerekçesiyle 30 gün sonra otomatik silme politikası uygular. Duyuru panoları; akademik takvim, sınav yerleri, staj fırsatları, seminer davetleri gibi bilgilerin kategorilendirilerek sunulduğu bölümdür. Kullanıcılar ilgilendikleri kategorileri “takip” ederek anında bildirim alabilir.

Güvenlik katmanında çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) zorunludur. Kullanıcılar ilk girişte cep telefonuna gelen kodu girmek zorundadır; ardından 30 günlük “güvenilir cihaz” tanımı yapılabilir. Parola politikası; en az 12 karakter, büyük-küçük harf, rakam ve özel karakter içerir; 180 günde bir yenileme gerekir. Ağ üzerinden erişimlerde coğrafi konum denetimi vardır; yurt dışından bağlanma isteği varsa ek onay süreci devreye girer. Tüm oturumlar 256-bit SSL ile şifrelenir; veri merkezinde ise AES-256 disk şifreleme kullanılır. Yönetici konsolu üzerinden kullanıcı aktiviteleri gerçek zamanlı olarak izlenebilir; şüpheli oturum anında sonlandırılabilir.

KİS’in en büyük avantajı, entegrasyon zenginliğidir. Üniversitenin Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS), İnsan Kaynakları Sistemi (IKS) ve Kütüphane Otomasyon Sistemi (KOLS) ile tek oturum açma (SSO) protokolüyle çalışır. Bu sayede kullanıcı farklı şifreler hatırlamak zorunda kalmaz; yönetim ise merkezi bir kullanıcı listesi üzerinden rol ataması yapar. Ayrıca sistem, RESTful API sayesinde üçüncü parti uygulamalara da açıktır; örneğin kantin ödeme sistemleri ya da kampüs kart yönetim modülü KİS kimlik bilgileriyle doğrudan entegre olabilir.

Kullanıcı destek hizmetleri; 7/24 çalışan “Yardım Masası” butonu, e-posta (destek@29mayis.edu.tr) ve 444’lü telefon hattı ile sunulur. Portal üzerinde interaktif bir “Sıkça Sorulan Sorular” bölümü ve kısa video eğitimleri mevcuttur. Yeni akademik yıl öncesinde her fakülte için yüz yüze eğitim atölyeleri düzenlenir; sistemde büyük güncellemeler yapıldığında kullanıcılar 15 gün önce bilgilendirilir. Ayrıca “Pusula” adlı sohbet botu, kullanıcının yazdığı anahtar kelimelere göre ilgili dökümana yada videoya yönlendirme yapar.

Kısacası 29 Mayıs Üniversitesi Kurum İç İletişim Sistemi; güvenli, ölçeklenebilir ve kullanıcı dostu bir ekosistem sunarak kampüsteki dijital iletişimi tek bir platformda toplar. E-postadan dosya paylaşımına, video konferanstan duyuru yönetimine kadar tüm ihtiyaçlar entegre bir şekilde karşılanır; üniversite topluluğu zaman ve kaynak tasarrufu yaparken, akademik ve idari süreçler hızlanır.