Kamusis Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi V5.0

Kamusis Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi V5.0, üniversitelerin dijital dönüşüm süreçlerini tek çatı altında toplayan, Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi standartlarına uygun olarak geliştirilmiş bir e-Devlet çözümüdür. Gelisim Üniversitesi’nin https://ebys.gelisim.edu.tr adresinde hizmet veren kurulumu; evrak oluşturma, havale etme, imzalama, arşivleme ve yok etme işlemlerini tamamen dijital ortama taşıyarak kağıt tasarrufu sağlarken, 6698 sayılı KVKK ve 5176 sayılı Kamu Kurumları Elektronik Belge Yönetmeliği’ne uygunlukla veri güvenliğini üst seviyeye çıkarır.

Sistem, 2023 yılı itibarıyla 5.0 versiyonuna yükseltilerek micro-service mimarisi, responsive tasarım, mobil uygulama entegrasyonu ve yapay zeka destekli akıllı arama özellikleri kazandı. Böylece kullanıcılar; öğrenci işleri, insan kaynakları, mali işler, satın alma, fakülte sekreterlikleri ve genel sekreterlik gibi tüm birimlerde belge süreçlerini tek oturumda yönetebiliyor. Üstelik e-İmza, e-Müstahdem (mobil imza) ve KEP entegrasyonu sayesinde fiziksel imza dolasımı tamamen ortadan kalkıyor.

Güvenlik katmanında; TLS 1.3, 2FA, rol bazlı erişim kontrolü (RBAC), log yönetimi ve arşivde uzun vadeli saklama (Uzun Vadeli Arşivleme - LTP) standartları uygulanıyor. Sistem, yıllık yaklaşık 1,2 milyon belgeyi yönetirken, 99,9 % erişilebilirlik oranı ve ortalama <200 ms yanıt süresiyle yüksek performans sunuyor. Açık kaynak teknolojileri (PostgreSQL, Redis, ElasticSearch) üzerine kurulu altyapı, hem maliyet hem de sürdürülebilirlik avantajı sağlıyor.

Kamusis V5.0’ın en dikkat çekici yenilikleri arasında;
- Akıllı form tasarımcısı: Kod yazmadan sürükle-bırak ile dinamik formlar oluşturulabiliyor.
- İş akışı motoru: Grafiksel arayüzle onay süreçleri tasarlanıp, paralel veya sıralı akışlar konfigüre edilebiliyor.
- API Gateway: Tüm birimlerin kendi yazılımlarıyla REST/JSON servisleri üzerinden entegre olmasına olanak tanıyor.
- Dijital arşiv raporlayıcısı: Arşiv uzmanlarına, defterdarlık ve sayıştay denetimlerine uygun otomatik rapor üretme imkânı sunuyor.

Kullanıcı deneyimi açısından; responsive tasarım sayesinde masaüstü, tablet ve telefonda tek arayüz, ekran okuyucu desteği, yüksek kontrast modu ve çok dilli (Türkçe, İngilizce, Arapça) arayüz seçenekleri sunuluyor. Ayrıca sistem; LDAP/Active Directory ile senkronize çalışarak merkezi kimlik yönetimini kolaylaştırıyor.

Gelisim Üniversitesi, Kamusis V5.0 ile son bir yılda;
- %78 oranında kağıt tasarrufu,
- Belge işlem süresini ortalama 3,5 günden 45 dakikaya indirme,
- Arşivleme maliyetlerini %40 azaltma,
- 120 bin saatlik personel verimliliği artışı
gibi somut faydalar elde etti. Kurum, 2024 hedefleri arasında sistemi yapay zeka destekli sınıflandırma ve otomatik redaksiyon modülü ile zenginleştirerek “tamamen kağıtsız kampüs” modelini hayata geçirmeyi planlıyor.